DIN-Briefumschlag selbst bedrucken mit Epson-Drucker

Mit folgender Anleitung kannst du Briefumschläge (z. B. DIN lang 110 mm x 220 mm) mit einem Drucker bedrucken. Das ist beispielsweise nützlich, wenn du regelmäßig an den selben Empfänger Briefe schickst und die Adresse direkt auf den Briefumschlag (ohne Fenster) aufdrucken möchtest. Außerdem kannst du dir einen Stapel von Briefumschlägen vorbereiten, auf denen bereits dein Name und deine Adresse als Absender aufgedruckt sind.

Möchtest du eine Online-Briefmarke direkt auf den Umschlag drucken oder einen Freiumschlag für das Bahn-Verspätungs-Formular selbst bedrucken, dann wirf einen Blick in unsere Spezialanleitungen:

• Briefumschlag mit digitaler Briefmarke/Internetmarke der Deutschen Post bedrucken
• Bahn-Verspätung: Freiumschlag für Fahrgastrechte selbst drucken

Druckdatei erstellen

Zuerst benötigst du eine Druckdatei in der passenden Größe des Briefumschlags, hier im Beispiel also 11 cm x 22 cm für einen Umschlag „DIN lang“. In LibreOffice Writer geht das folgendermaßen:

• Klicke im Menü auf Format -> Seitenvorlage...
• Wähle den Tab „Seite“ aus und stelle folgendes ein:
  • Format: DL Umschlag
  • Ausrichtung: Querformat.
• Bestätige mit Klick auf „OK“

Jetzt kannst du deinen Umschlag so gestalten, wie du es möchtest. Wenn du auch die Rückseite des Umschlags bedrucken möchtest, dann füge in deiner Druckdatei am besten von Anfang an eine weitere Seite hinzu, indem du zuerst auf die leere Seite klickst und dann die Tastenkombination Strg + Enter drückst.

Hier habe ich jeweils auf der Vorder- und Rückseite des Umschlags Textfelder genutzt, um die Empfänger- und Absender-Adressen anzugeben.

Nachdem die Druckdatei fertig erstellt ist, musst du den unbedruckten Umschlag in den Papiereinzug deines Druckers einlegen.

Welche Papierzufuhr hat dein Drucker?

Wie die Blanko-Umschläge in die Papierzufuhr eingelegt werden, hängt von der Ausstattung deines Geräts ab: Manche Modelle bieten eine zusätzliche Papierkassette, andere einen hinteren Einzug, und einfache Geräte nur eine einzelne Kassette.

Zusätzliche Papierkassette

Manche Drucker haben neben der Standardkassette noch eine weitere Kassette (z. B. „Kassette 2“). Dort kannst du die Umschläge bereitlegen, ohne dein normales DIN-A4-Papier herausnehmen und die Führungsschienen neu ausrichten zu müssen. Gehe folgendermaßen vor:

1. Umschläge in die zusätzliche Kassette legen und mit den Führungsschienen ausrichten (siehe nächsten Abschnitt für Details).
2. Im Druckdialog unter Papierzufuhr (manchmal auch Papiereinzug oder Quelle genannt) die zusätzliche Kassette auswählen. Welche weiteren Einstellungen im Druckdialog nötig sind, erfährst du weiter unten im Artikel.
3. Druck starten.

Hinterer Einzug

Viele Fotodrucker oder Multifunktionsgeräte (wie beispielsweise der Epson XP-7100) verfügen neben einer oder mehrerer Papierkassetten zusätzlich über einen hinteren Papiereinzug. Dieser ist ideal für Umschläge, Fotopapier oder Einzelblätter.
Hier gilt eine etwas eigenwillige Besonderheit bei Epson: Laut Handbuch dürfen bei manchen Modellen die Umschläge erst nach dem Start des Drucks eingelegt werden. Andernfalls wirft das Gerät sie unbedruckt wieder aus.

„Legen Sie in den hinteren Papiereinzug erst dann Papier ein, wenn Sie der Drucker dazu auffordert. Andernfalls wird das leere Papier wieder ausgeworfen.“

Handbuch Epson XP-7100

Gehe daher so vor:

1. Hinteren Einzug zunächst leer lassen – keine Umschläge einlegen!
2. Im Druckdialog unter Papierzufuhr (manchmal auch Papiereinzug oder Quelle genannt) den Eintrag Hinterer Papiereinzug auswählen. Welche weiteren Einstellungen im Druckdialog nötig sind, erfährst du weiter unten im Artikel.
3. Den Druckdialog bestätigen und auf Drucken klicken.
4. Wenn der Drucker an seinem Display dazu auffordert: Umschlag mit der zu bedruckenden Seite nach oben einlegen, Führungsschienen ausrichten und am Gerät mit der Start-Taste (◇) bestätigen.

Nur eine Papierkassette

Einfache Drucker besitzen nur einen Einschub. In diesem Fall musst du vor dem Umschlagdruck das Standardpapier herausnehmen und die Führungsschienen neu einstellen. So geht’s:

1. Standardpapier aus der Kassette nehmen, Umschläge einlegen und mit den Führungsschienen ausrichten (siehe nächsten Abschnitt für Details).
2. Am Display des Druckers ggf. das entsprechende Papierformat auswählen.
3. Druck starten.

Umschläge in Kassette einlegen

Ich zeige dir hier beispielhaft an einem Epson EcoTank ET-3750, wie du die Umschläge in eine Papierkassette einlegst und was darüber hinaus zu beachten ist. Da die unterschiedlichen Druckermodelle ähnlich aufgebaut sind, sollte diese Anleitung auch bei anderen Druckern anwendbar sein.

• Zieh die Papierkassette heraus und entferne eventuell vorhandenes Druckerpapier.
• Lege dann den Umschlag bzw. den Stapel von Umschlägen so ein, dass die Umschlaglasche nach oben zeigt und sich diese auf der linken Seite befindet (siehe Foto). Hier wurden Standard-Umschläge der Größe DIN lang 110 mm x 220 mm verwendet.
• Schiebe dann die blaue Führungsschiene zusammen, sodass die Umschläge mittig und an der zum Drucker zeigenden Kante ausgerichtet sind.
• Schiebe die Papierkassette zurück in den Drucker.

Der Drucker erkennt jetzt automatisch, dass neues Papier eingelegt wurde und erfragt am Display das entsprechende Papierformat.

Papierformat-Favoriten anlegen

Um die Auswahl für zukünftige Drucke zu vereinfachen, legen wir einen Papierformat-Favoriten an:

• Gehe auf „Fav.Pap.Einst.“, anschließend Taste „OK“ drücken.
• Im folgenden Bildschirm gehe runter zu „Favoriteneinstellung 2“ und drücke die Taste „>“ (Pfeil nach rechts).
• Wähle dann bei Papiergröße den Eintrag „Umschlag DL“ und bei Papiertyp den Eintrag „Umschlag“.
• Hast du das getan, sollten deine Einstellungen wie im 6. Foto aussehen. Bestätige die Favoriteneinstellung mit „Fertig“.

Ab jetzt steht dir die gerade angelegte Favoriteneinstellung zur Schnellauswahl zur Verfügung.

Papierformat am Drucker auswählen

Wähle jetzt das gerade angelegte Papierformat aus, indem du bei „Favoriteneinstellung 2“ auf die Taste OK drückst. Du siehst, dass die Einstellungen im Bildschirm „Papierkassette“ übernommen wurden und kannst dies mit „Fertig“ bestätigen.

Umschläge bedrucken

Anschließend klickst du in LibreOffice Writer im Menü auf Datei -> Drucken... Wähle den passenden Drucker aus und klicke auf den Button Eigenschaften....

Achte darauf, dass in den Druckereinstellungen (hier ein Epson EcoTank ET-3750) folgende Einstellungen gewählt sind:

• Dokumentgröße: Umschlag DL 110 x 220 mm
• Ränder minimieren: Haken setzen
  • entsprechende Warnmeldung bestätigen (siehe Screenshot)
• Ausrichtung: Querformat
• Druckmedium: Umschlag

Papierzufuhr auswählen

Je nachdem wie dein Drucker ausgestattet ist und wo du die Umschläge eingelegt hast, musst du die Papierquelle entsprechend auswählen:

• Zusätzliche Papierkassette: Wähle im Druckdialog bei Papierzufuhr die passende Papierkassette aus, z. B. Kassette 2.
• Zusätzlicher, hinterer Einzug: Wähle im Dropdownfeld Papierzufuhr den Eintrag Hinterer Papiereinzug aus. Achte darauf, dass bei manchen Druckermodellen der Umschlag erst nach Start des Drucks und Aufforderung am Display des Druckers eingelegt werden darf (siehe obige Infos zum hinteren Einzug)!
• Nur eine Papierkassette: Dann ist keine weitere Auswähl nötig; die Auswahloption Papierzufuhr wird meist gar nicht angezeigt.

Bei Umschlägen ist leider das zweiseitige Drucken (Duplex-Druck) in den Druckereinstellungen deaktiviert, vermutlich weil das automatische Drehen mit den eventuell abstehenden Umschlaglaschen zu fehleranfällig ist. Daher müssen wir die Vorder- und Rückseiten der Umschläge separat drucken.

Umschlag-Vorderseite bedrucken

Wähle im Druck-Dialog „Seiten: 1“ aus und klicke auf „Drucken“.

Das Ergebnis sieht beispielsweise so aus:

Umschlag-Rückseite bedrucken

Bei Papierkassette

Anschließend muss man den Umschlag bzw. den Stapel an Umschlägen genau in der Orientierung wieder in die Papierkassette einlegen, wie sie aus dem Drucker heraus kamen (siehe folgendes Foto).

Schiebe die Papierkassette wieder in den Drucker und bestätige am Druckerdisplay erneut das Papierformat mit „Fertig“ (es ist von vorhin noch korrekt eingestellt).

Bei hinterem Einzug

Hast du statt der Papierkassette den hinteren Einzug benutzt, dann gehe folgendermaßen vor:

• Ausgangslage: Der Umschlag liegt mit bedruckter Vorderseite im Ausgabefach des Druckers (Vorderseite oben).
• Drehe ihn jetzt um 180 ° um die Längsachse, sodass die Rückseite oben liegt. Stell dir dazu folgendes vor: Durch eine der langen Kanten des Umschlags verläuft ein Stab und du rollst den Umschlag einmal über diesen Stab.
• Lege den Briefumschlag in dieser Ausrichtung wieder in den hinteren Einzug ein: Dabei schiebst du die kurze Kante des Umschlags, die zuvor am weitesten aus dem Drucker herausragte, zuerst in den Schlitz des Einzugs.

Druck der Rückseite

Gehe anschließend bei Libre Office Writer wieder in den Druck-Dialog und wähle diesmal „Seiten: 2“ aus und klicke auf „Drucken“, um die Rückseite zu bedrucken.

So sieht die bedruckte Umschlag-Rückseite mit dem Absender auf der Lasche dann beispielhaft aus: